دكتور إبراهيم الفقي : إدارة الوقت..القيمة الحقيقية للحياة (2) !

بسم الله الرحمن الرحيم



"الآن هذه الدقيقة هي كل ما لديك من وقت..احرص على الدقائق التي تملكها وسوف تعتني بالساعات والأيام بنفسها وتمنحها القوة والسيطرة".. [برايان تراسي].



10 - التخطيط غير المتعقل:

كن واقعيا بشأن خططك، واسأل نفسك هل أستطيع أن أنجز كل خططي في الوقت الذي أحدده لها؟.. إذا كانت إجابتك "لا".. فقم بوضع خطط أكثر واقعية.



11- كن منظماً:

أ‌) ابدأ بإخلاء كل أدراج مكتبك.

ب‌) ضع قائمة بالأشياء التي تريدها فعلاً وتحتاجها على مكتبك وفى أدراجك ثم تخلص من الأشياء الأخرى.



12- ضع نظاماً لحفظ الملفات:

تأكد من أن لديك نظاماً ملائماً لحفظ الملفات مرتباً أبجدياً. اجعل سكرتيرك يضع قائمة بكل الملفات وبهذه الطريقة تستطيع أن تجد أي ملف بسهولة إذا ما كان عليك أن تبحث عنه بنفسك.

تخلص من الملفات غير الهامة لأنها تزحم المكان بدون داع.

تذكر أن 80% من كل الأشياء التي تضعها في ملفات لا تعود للنظر فيها ثانية.. لذلك قبل أن تحفظ أي شيء اسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم يكن لدى هذه الورقة؟.. إذا أجبت لا شيء، إذن ألقِ بها بعيداً. أما إذا أجبت أنها مهمة فاحفظها في الملف الخاص بها.

في كل 90 يوماً قم بمراجعة ملفاتك وتخلص من القديم منها، يجب ألا يزيد سمك كل ملف عن بوصة واحدة.



13- العلاقات الاجتماعية:

اسأل نفسك: ما سيحدث إذا لم أحضر هذا العشاء أو ألبي هذه الدعوة؟.. إذا كانت إجابتك "لا شيء" اتصل فوراً وألغ الموعد، أما إذا كان الأمر مهماً فأرسل شخصاً آخر يمثلك، أو اذهب بنفسك على أن تنصرف بأسرع ما تستطيع.



14- تعلم أن تقول "لا":

لا تجعل كلمة "لا" تشعرك بالذنب. فمن الأفضل أن تقولها عن أن تفقد وقتك الثمين وتزحم جدول أعمالك بمهام غير ضرورية من شأنها أن توترك وتزيد من ضغوطك. لذلك قبل أن تقول "نعم" اسأل نفسك السؤال الآتي: ماذا سيحدث إذا قلت "لا"؟.. إذا أجبت بـ "لا شيء" إذن ارسم ابتسامة على وجهك وقل: "لا".



15- استثمر الأجهزة الملائمة:

اجعل الأجهزة الملائمة استثماراً لك. استبدل الأجهزة القديمة الدائمة التوقف الموجودة بمكتبك بأخرى تتناسب مع احتياجاتك وتحافظ على وقتك ولا تثير غضبك، فكر في الأجهزة كنوع من الاستثمار وليس كبند للإنفاق والتكلفة.. فالأجهزة غير المناسبة سوف تكلفك الكثير وتبطئ من تقدمك على المدى الطويل.



16- وقت الغداء:

إذا كان الجميع يذهبون لتناول الغداء في وقت الظهيرة تقريباً فاذهب أنت قبل الجميع بحوالي الساعة 11:30 أو بعد ذلك حوالي الواحدة، فبهذه الطريقة سوف تحصل على خدمة أسرع وبالتالي تنتهي من طعامك في وقت أقل وتحافظ على وقتك، يمكنك أيضاً استغلال وقت الغداء للقيام بأعمال أخرى فيمكن أن تدعو عميلاً أو مديراً آخر للغداء، وبذلك يمكنك أن تستغل تلك الفترة في مناقشة العمل أو الأمور المتعلقة بينكما.



17- أغلق التليفزيون:

يمضي الناس حوالي ساعتان ونصف أو أكثر في المتوسط أمام التليفزيون يومياً وفقاً لتقدير إحدى الدراسات.. فلا تستسلم لتلك العادة السيئة وتستمر في مشاهدة التليفزيون باستمرار، فالأفضل أن تمضي هذا الوقت مع أسرتك وأبنائك، ويمكنك أن تشاهد البرنامج المفضل لديك ثم أغلق الجهاز مباشرة.



18- وقت النوم:

يقول الأطباء إن معظم الناس يذهبون إلى النوم ليس عندما يحتاجون بدنياً لذلك أو عندما يكونون مرهقين أو متعبين. فهم ينامون فقط بحكم العادة والتعود. لذلك فالذهاب للنوم مبكراً والاستيقاظ مبكراً هو النصيحة الغالية التي يقدمها كل الأطباء.



19- وقت الطيران:

إن ساعة واحدة في الطائرة دون أي مقاطعة تقدر بما يوازي 4 ساعات في عملك بالمكتب مع كل أنواع المقاطعات اليومية التي تقابلك، فاطلب مقعداً في الطائرة بجانب النافذة وبعيداً عن أي مصدر للإزعاج (مثل المطبخ أو منطقة الحمام).. وبهذه الطريقة لن يقاطعك أحد، ويمكنك أن تستغل وقت سفرك في إنجاز تقاريرك، وأبحاثك، وأعمالك الورقية وما إلى ذلك، وعليك فقط أن تتجنب إغراء التليفزيون أو قراءة المجلات والصحف.



20- احصل على شهر إضافي كل عام:

إذا استيقظت ساعة مبكراً كل يوم في أسبوع العمل سوف تحصل على خمس ساعات إضافية في نهاية الأسبوع، إذا ضربت في 50 أسبوع فالإجمالي سيكون 250 ساعة، قسمها على 8 ساعات (يوم العمل العادي) تكون النتيجة 31 يوماً أو شهراً إضافياً كل عام. 1 × 5 × 50 = 31 يوماً



عندما تستغل هذا الوقت بحكمة يمكنك أن تزيد من دخلك بشكل مذهل 30% مثل الأشخاص الناجحين جداً يخططون وينظمون وقتهم بشكل مستمر ودائم. اعلم أن ساعة واحدة تقضيها في التخطيط تساوي 4 ساعات من الإنجاز.. أي أن العائد على استثمارك يكون 400%.